Produtividade Máxima - resenha crítica

A busca por uma maior produtividade

Quase 90% das pessoas que procuram uma consultoria desse tipo se sentem sufocadas pela desordem. Ficam satisfeitos com alguém que simplesmente vá até eles, limpe o escritório, arrume a papelada e deixe tudo organizado. Já outros valorizam a oportunidade de encontrar soluções duradouras para administrar a papelada, a correspondência e outros documentos. Ou seja, alguns clientes querem apenas um curativo rápido para os sintomas, enquanto outros estão dispostos a identificar o que está por trás de suas dificuldades e assim serem capazes de desenvolver soluções definitivas para seus problemas de produtividade. As pessoas raramente estão prontas para lidar com as outras questões, como a desorganização eletrônica e a má administração do tempo, se antes não solucionarem a questão da desorganização espacial.

A pirâmide de Maslow

A menos que você tenha estudado administração, psicologia, sociologia ou alguma outra área do conhecimento centrada no comportamento humano, é provável que só conheça por alto a hierarquia das necessidades de Maslow. Em 1943, pesquisando sobre o que motiva as pessoas, Abraham Maslow identificou que há uma ordem lógica de necessidades a serem satisfeitas antes que as pessoas se sintam dispostas a lidar com as necessidades do nível seguinte. Ele identificou cinco níveis de necessidades, começando com as mais essenciais.

1. Necessidades fisiológicas

As necessidades humanas mais básicas são aquelas essenciais para a sobrevivência, como ar, comida, água, abrigo, sexo e sono. As pessoas precisam satisfazê-las antes de se sentirem motivadas a pensar nas necessidades do próximo nível.

2. Segurança

Depois de satisfeitas as necessidades fisiológicas, a segurança se torna importante. Aqui estão incluídas a segurança pessoal e financeira, além da saúde e do bem-estar.

3. Afeto/Convívio social

A seguir, na hierarquia das necessidades que nos motivam, estão os relacionamentos, sejam eles com colegas de trabalho, amigos, familiares e parceiros amorosos.

4. Autoestima

Tanto a autoestima quanto o reconhecimento por parte dos outros estão incluídos entre as necessidades deste nível.

5. Realização pessoal

O nível mais alto das necessidades que motivam as pessoas é a realização plena de seu potencial individual.

A pirâmide da produtividade máxima

O sistema da Pirâmide da Produtividade Máxima define as relações motivacionais entre cinco áreas da produtividade. É uma abordagem holística e abrangente que começa com a otimização dos sistemas organizacionais básicos e avança pirâmide acima, na direção do desenvolvimento de metas para diferentes possibilidades na sua vida. Por meio de cinco níveis, a partir do básico, é um caminho simples e comprovado de alinhar atividades diárias a um melhor aproveitamento em todos os campos.

1. Organização espacial

O processo começa lidando com o acúmulo de documentos, revistas, correspondências, papéis e livros. No mundo corporativo, essa é a necessidade mais básica no caminho para o aumento da produtividade.

2. Organização eletrônica

É indispensável para o sucesso no nível seguinte que você disponha de sistemas para ordenar suas informações on-line, ou seja, todos os recursos de comunicação, armazenamento e recuperação de informações em meio eletrônico.

3. Gerenciamento do tempo

Esta é a necessidade mais comum associada à produtividade. O gerenciamento do tempo envolve a administração de tarefas e compromissos, listas de afazeres, agendas e tudo o que se faz no dia a dia.

4. Alinhamento entre atividades e objetivos

As tarefas neste nível são definir metas profissionais e pessoais e adequar as atividades do seu dia a dia à realização desses objetivos.

5. Possibilidade

Assim como a realização pessoal na hierarquia de Maslow, o quinto nível da Pirâmide da Produtividade Máxima é consequência do domínio dos quatro níveis anteriores. O nível 5 não é algo a ser alcançado ou um lugar onde permanecer: em vez disso, possibilidade é o processo contínuo de questionamento e definição de metas em busca da realização plena de seu potencial individual.

O desafio da mudança

Para começar, montamos uma estrutura espacial bem planejada, com prateleiras, arquivos e estantes. Depois revisamos os sistemas de classificação e arquivamento de documentos. Examinamos os arquivos eletrônicos da empresa e desenvolvemos sistemas de arquivamento on-line semelhantes aos físicos. Criamos uma ferramenta eletrônica de planejamento compartilhada por todos os funcionários e desenvolvemos processos e sistemas para treinamento dos recém-contratados. Quando terminamos, havíamos construído um ambiente de negócios de última geração.

Por onde começar?

Quando se sentir sem saber por onde começar sua reorganização, as perguntas abaixo devem lhe guiar.

• Você se sente sufocado pela desorganização espacial?

• Está sobrecarregado por sua caixa de entrada de e-mails lotada?

• Quando chega ao fim do dia, tem a sensação de que poderia ter feito mais coisas?

• Seus objetivos profissionais e pessoais lhe parecem inalcançáveis?

• Há alguma meta que você sabe que seria capaz de atingir se tivesse um controle melhor da sua vida?

• Você está em busca de inovações que seriam o diferencial para ajudá-lo a melhorar ainda mais suas habilidades?

Perguntas como essas nos ajudam a identificar nossos pontos fortes e fracos e as áreas em que precisamos melhorar. Começando por essas áreas, você será capaz de ver os resultados mais rapidamente.

Por que é importante eliminar a desorganização?

A desorganização é o motivo mais comum que leva as pessoas a buscarem uma consultoria, e a organização espacial é o primeiro passo no sistema da Pirâmide da Produtividade Máxima. Quaisquer que sejam os outros motivos por que as pessoas não alcançam seus objetivos e se tornam mais eficientes e produtivas, se primeiro não forem capazes de eliminar a desorganização espacial, todos os seus esforços serão em vão. Como atestaria Maslow, é difícil pensar em amor quando se está faminto e com frio. Pessoas que trabalham num escritório desorganizado tendem a ficar mais estressadas quando entram no ambiente de trabalho.

Livrando-se da desorganização

Todos sabemos intuitivamente que se livrar da desorganização é importante. Mesmo assim, é um desafio lidar com a grande quantidade de papéis que recebemos. Os primeiros três objetivos na busca pela organização espacial são simples:

1. Conseguir se livrar da maior quantidade possível de papel para minimizar as necessidades de espaço.

2. Armazenar os papéis importantes com eficiência para ser capaz de encontrá-los facilmente quando for necessário.

3. Desenvolver um método para lidar com os papéis à medida que eles chegam.

O processo de organização é demorado, e como em geral não temos tempo, adiamos a tarefa o máximo que podemos. Mas, se pensar bem, o tempo que você gasta na arrumação é um investimento que, no final das contas, significará economia de tempo. Para ser mais produtivo e eficaz no gerenciamento do tempo, você deve começar pelo primeiro nível da pirâmide: organização espacial. O ponto de partida deve ser o desenvolvimento de um sistema de organização de papéis que seja útil e prático. É muito melhor manter os papéis sempre organizados, evitando que a desordem se forme, do que deixar para arrumar depois que o caos já se instalou.

Os 3R’s

Sua reorganização deve ser baseada nos chamados 3R’s: reciclar, resolver e reter. Recicle tudo aquilo que é mais antigo e ainda tem utilidade, resolva todos os problemas e retenha as informações necessárias para reorganizar o ambiente.

Sete sinais de alerta

Como saber se você está enfrentando um problema de desorganização eletrônica? Existem vários sinais que indicam que está na hora de reavaliar a maneira como você lida com os seus arquivos eletrônicos:

1. Exceder o espaço de armazenamento de e-mails determinado pela empresa ou pelo seu sistema on-line.

2. Ficar com medo de deletar arquivos e e-mails.

3. Não ter certeza se salvou alguma coisa.

4. Perder muito tempo procurando arquivos por não saber onde os salvou ou como os nomeou.

5. Ter muitos ícones na área de trabalho e não saber a origem nem o conteúdo desses arquivos.

6. Armazenar milhares de fotos digitais, até as antigas, irrelevantes ou de má qualidade, sem qualquer sistema de organização além da data.

7. Manter e-mails não lidos ou antigos na sua caixa de entrada.

Arquivos eletrônicos

Em geral, é mais fácil organizar primeiro os arquivos eletrônicos. Esse passo vai lhe proporcionar uma estrutura básica para arquivar os itens à medida que eles chegam, sejam eles e-mails, anexos, imagens, documentos ou arquivos de áudio e vídeo. Nessa tarefa, você terá que decidir duas coisas:

1. Como estruturar as pastas.

2. Como nomear os arquivos.

Organização eletrônica

Assim como no gerenciamento de seus papéis, é preciso decidir que métodos usar para criar e manter suas pastas e subpastas. As opções são semelhantes:

• Pastas identificadas com os nomes dos clientes, que seu computador já organiza automaticamente por ordem alfabética.

• Arquivos de projetos organizados por ordem numérica ou pelo nome de cada projeto.

• Pastas cronológicas nomeadas com datas, já que muitas empresas monitoram suas tarefas pela data.

• Categorias de acordo com as operações da sua empresa (por exemplo, pessoal, impostos, etc.).

A principal questão ao criar sua estrutura de arquivos é pensar como você vai encontrar as informações quando precisar delas. Se o seu método de arquivamento de papéis funciona bem, você pode usar um sistema similar para seus documentos eletrônicos, valendo-se dos mesmos critérios.

Os seis A’s do processamento de e-mails

No processamento de organização dos e-mails, a tarefa dos seis A’s lhe fará: acessar os e-mails pendentes, agrupar por categorias, analisar os que são importantes, apagar os descartáveis, agir para responder os que estão pendentes e arquivar os que não podem ser excluídos.

Os três P’s do gerenciamento do tempo

Os três P’s do gerenciamento do tempo são:

1. Planejar. Identifique as áreas em que você deve trabalhar – tudo o você precisa e quer fazer.

2. Priorizar. Defina o que fazer por ordem de importância.

3. Produzir. Uma coisa é saber o que fazer; outra é fazer. Produzir significa cumprir aquilo que planejou.

Gerenciando as escolhas

Uma boa maneira de enxergar a organização do tempo é como gerenciamento das nossas escolhas. Não temos controle sobre o tempo propriamente dito. Ele simplesmente passa. E todos temos a mesma quantidade à nossa disposição. O que de fato podemos fazer é gerenciar nossas escolhas, decidir o que fazer com o tempo. Na sociedade moderna, o número cada vez maior de opções está causando um grande impacto sobre nossa maneira de lidar com o tempo. Temos que fazer milhares de escolhas. E queremos tudo simultaneamente. Todos temos mais itens em nossa lista de tarefas do que tempo para realizá-los. Compreender o que não deveríamos fazer e a que pedidos precisamos dizer “não” é tão importante quanto saber o que fazer. O processo de tomar decisões passou a consumir grande parte de nosso tempo.

Planejar

O primeiro dos três P’s do gerenciamento do tempo é planejar. Este é o primeiro passo para gerenciar melhor o seu tempo. Você precisa identificar quais tarefas precisa executar em um dia, um mês, um ano ou num prazo mais longo. Pense nisso. Você não começaria um grande projeto de trabalho sem um mínimo de planejamento nem abriria uma empresa sem um plano de negócios. Então por que passar a vida sem organizar suas atividades e tarefas, sem nem pensar sobre elas?

Priorizar

O segundo P do gerenciamento do tempo é priorizar. No livro Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes, Stephen Covey diz que “o segredo não é priorizar seu planejamento, mas planejar suas prioridades”. Ao estabelecer prioridades para suas tarefas, você perceberá com mais nitidez que atividades da vida o estão empurrando para a frente, em direção às coisas importantes e à realização de seus objetivos, de forma que as coisas importantes não se tornem de repente urgentes.

Matriz urgente e importante

A matriz de urgência e importância nos faz priorizar de forma ordenada as tarefas pendentes em quatro categorias. Primeiro, corremos atrás de realizar o que é urgente e importante. Depois, o que é importante e não urgente. Daí, vamos realizar o que é não é importante, mas urgente. Então, finalizamos com o que não é urgente nem importante.

Produzir

O terceiro P do gerenciamento do tempo é produzir. Depois de planejar e priorizar, é preciso produzir. Você tem que planejar o trabalho e depois trabalhar no plano. Há muitos fatores que nos impedem de atingir o nível ideal de produção. Denomino-os fatores dispersores. O perfeccionismo, o costume de executar mais de uma tarefa ao mesmo tempo, a procrastinação, as interrupções, a dificuldade de encontrar as coisas, alguns tipos de reuniões e a demora nas tomadas de decisão são bons exemplos. Esses são os maus hábitos que nos desviam do trabalho. A única maneira de evitar esses fatores dispersores é reconhecê-los e desenvolver estratégias para lidar com eles.

Perfeccionismo

Precisamos nos empenhar em fazer as coisas certas de maneira adequada, em vez de fazer tudo perfeito. Temos que concentrar nossos esforços perfeccionistas nas coisas que realmente importam ou em nossas maiores prioridades. Na educação dos filhos ou quando vai falar em público, por exemplo, é claro que você se esforça para alcançar a perfeição, pois essas atividades são de especial importância para você. Na maioria das tarefas e projetos, porém, devemos nos concentrar em fazer as coisas certas de maneira adequada. A perfeição é assunto para divindades, não para nós, humanos.

Vencendo a procrastinação

Procrastinação, de acordo com a raiz latina, é o ato de “deixar para amanhã”. Procrastinar é demorar para começar ou terminar uma tarefa que deveria ser prioritária. A capacidade de superar esse hábito e tomar providências importantes pode ter um imenso impacto positivo em sua vida e é uma das principais características das pessoas mais bem-sucedidas. Faça o possível e necessário para vencer a procrastinação.

Habilidades que fazem a diferença

Ao aprimorar suas habilidades na base da Pirâmide da Produtividade Máxima, você melhora sua organização espacial e eletrônica e desenvolve os métodos necessários para melhorar seu ambiente de trabalho. Depois, ao trabalhar para gerenciar melhor seu tempo, começa a produzir com mais eficiência. Todas essas habilidades mudam sua forma de lidar com o seu dia de trabalho, aumentando seu controle. Mas é quando define objetivos e alinha suas atividades diárias com eles que você começa a fazer grandes mudanças na sua vida e passa a viver com determinação, fazendo todos os dias as escolhas que transformam a sua vida.

Por que os objetivos são importantes

O dicionário define “propósito” como “aquilo que se busca alcançar; objetivo, finalidade, intuito”. Uma vida com propósito significa viver cada dia com sua mente voltada para o resultado que procura atingir. Para isso, é preciso se afastar um pouco do caos cotidiano e olhar a perspectiva mais ampla.

Disciplina

O desafio da autodisciplina é termos respeito suficiente por nós mesmos e pelos nossos objetivos a ponto de trabalharmos neles mesmo quando não estamos com disposição. Quantas vezes somos dominados pelo sentimento de culpa por não estarmos fazendo o que deveríamos? Não importa a quantidade de dicas e técnicas para ser mais produtivo que você aprenda, “nada vai funcionar se você não trabalhar”.

Atitude

Muitos especialistas recomendam adotar uma atitude de gratidão para se tornar mais feliz. Um dos métodos sugeridos é anotar num diário as situações do dia a dia que lhe suscitam esse sentimento. Essa é uma maneira simples de parar de se concentrar naquilo que o deixa infeliz e começar a valorizar o que o faz feliz, substituindo a sensação de que falta alguma coisa por um senso de realização.

Saúde

Embora todo mundo saiba que cuidar da saúde é importante, muita gente é negligente nesse aspecto. As obrigações do dia a dia parecem exigir tanto de nós que até as necessidades mais essenciais que contribuem para um estilo de vida mais saudável acabam sendo deixadas em segundo plano. Quando não estamos nos sentindo bem, não conseguimos atingir um nível ideal de produtividade.

Dicas de produtividade

Algumas dicas importantes e práticas para aumentar a produtividade em sua vida:

• Vá além das mudanças no seu ambiente e em seus processos. Para aumentar sua produtividade, os fatores abstratos também são essenciais.

• Tenha a disciplina necessária para implementar as mudanças, adotar os métodos e melhorar seu desempenho.

• Assuma uma atitude positiva que aumente sua confiança e reafirme seu compromisso com o sucesso.

• Adote um estilo de vida saudável, diminua seu nível de estresse e se certifique de dormir o suficiente para alcançar seu máximo desempenho.

Os cinco E’s para desenvolver possibilidades

Quer desenvolver e aumentar suas possibilidades? Atente-se aos cinco E’s:

1. Empolgue-se – Volte a fazer algo de que gostava mas que ficou para trás.

2. Envolva-se – Passe mais tempo cercado de pessoas, perto dos amigos, da família, de sua comunidade espiritual ou praticando algum trabalho voluntário.

3. Empodere-se – Crie poder, habilite-se, cuide mais da saúde, da casa e do seu bem-estar.

4. Evolua – Dedique mais tempo e esforço a fazer aquilo que gosta e leve suas habilidades a um novo patamar.

5. Explore – Busque novos desafios, algo que você nunca ousou tentar, que exija uma grande mudança de perspectiva.

Organize sua área de trabalho

Áreas de trabalho organizadas são aquelas cujas superfícies estão desimpedidas e em que os itens do dia a dia são facilmente acessíveis. É preciso que haja um sistema de gerenciamento das atividades futuras, de modo que a área de trabalho o ajude a se concentrar no trabalho do momento. Essa configuração promove um fluxo contínuo de tarefas futuras, presentes e passadas, garantindo que nada se acumule em pilhas. O escritório ideal é capaz de lhe trazer uma energia a mais e, além disso, você terá um espaço de trabalho que contribui para a sua produtividade e transmite aos outros uma imagem positiva.

Notas Finais

A organização é o primeiro passo para aumentar nossa produtividade e atingi-la no máximo de nosso potencial é uma missão mais complexa do que um livro pode explicar. E Tamara Schwambach Kano Myles simplifica, tanto na linguagem quanto nos métodos, atitudes que passam batidas por nós e terminam nos prendendo a velhas atitudes que nos impedem de render o máximo. A obra nos convida a mudar agora e não adiar a aplicação das atitudes que nos prendem à falta de produtividade.

Dica do 12’

O microbook 21 Chaves Para a Realização Pessoal é essencial para quem busca encontrar uma motivação para render mais no trabalho e na vida particular.